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好書分享--去去時間賊

去去時間賊

作者:TMBA 11th 策行部部長—陳玉慧

閱讀書目:

1.時間管理-朱文雄

2.如何每天找更多時間-史黛芬妮·柯普,譯者-謝瑤玲

各位讀者應該多多少少會面臨到時間不夠用的問題,其實這個問題同樣也困擾筆者已久,因此筆者想要藉這個機會與大家分享閱讀時間管理相關書籍後的心得,給目前正在面臨時間不夠用或對時間管理有相當困擾的人,對於已將時間規劃不錯的人也可做進一步的檢視。

這學期已過了將近1/2,總感覺一直被時間追著跑,今天忙完有明天的事要忙,而明天忙完又要想著後天的事,這樣的情況一日復一日,一週復一週,有時候覺得很累、很煩,但是轉個念頭想到自己晚上也不曾放棄上FB的機會,連覺也不曾少睡過,因此筆者認為雖然很忙,但是更大的問題可能來自於沒有做好完善的時間管理,以及缺少了一個有系統的分析時間運用情形及做好一個完整的目標設定,因此才會陷入了一般所謂「忙、盲、茫」的生活寫照。

如果沒有一個明確的目標,那麼其實時間的意義不大,曾聽過一句話:「因為不知道下個目的地在哪裡,所以現在在哪裡也沒有關係。」這是多麼發人省思的一句話,就好像是如果不知道應該完成哪些事,那麼時間花在哪裡其實也不重要,所以要管理好時間,首先就是要設定目標。

目標的設定原則-SMART

Specific-目標要清晰明確,切合實際。

Measurable-目標可以衡量。

Attainable-目標要具挑戰性且可達成。

Relevant-目標要在組織目標及個人目標間互相調和。

Time-Table-目標要有時限。

除了上面的原則外,也要有一些觀念,

必須要做必要的犧牲:如果目標是減肥健身,將要改變一些習慣和態度,開始吃不同的食物且要減量,還要多運動…等。

有熱忱:惟有熱忱,才能支持著繼續努力的動力。

各個擊破:將每個目標分階段完成。

堅決、肯定:以堅決的態度導引自己,如果想變成井井有條,每天都要堅決、肯定地告訴自己說:「我是個有條理的人,可以掌握自己的環境和生活」。

想像成功的畫面:一旦想到成功的畫面,就會更加深努力的念頭,就像把偶像的照片放在書桌前面,每當看到時,會讓自己精神百倍。

將目光放在最後的收成上:千萬不要忘記最初下目標的原因,在達成目標的過程中,也要時時提醒自己,不要迷失在當下。我們常常在當下看到的只是一個點,看不到整個面,所以很容易忘記初衷,此時就讓我們往後退一步,試著看看完整的面吧!

事情優先順序的設定:第一、重要而且緊急的工作;第二、重要但不緊急的工作;第三、緊急但不重要的工作;第四、不緊急也不重要的工作;第五、例行性工作但可以不做。大家最常犯的是先處理緊急但不重要的工作,而忽略了重要但不緊急的工作,有時候緊急但不重要的事沒有處理的必要時,應該予以忽略;相反的在日常生活中應該要保留一些時間在那些重要但不緊急的事情。

有了目標後,如果沒有一個妥善的計劃,Step by step執行,那麼目標最終只是一個夢想、一個口號,因此截取書中部分敘述與筆者的想法,給讀者們參考。

找時間

如果沒有一個良好的時間觀念,就很容易虛擲光陰,為自己找時間就得改變對時間的想法和利用時間的方式。當你在虛擲一個鐘頭時,先停下來想想時間的價值,你的機會成本。

時間到哪裡去了?

最簡單瞭解時間花在哪裡的方法就是記時間日誌一或二週。這表示不管做什麼事都要寫下來,還得記下做這些事情的時間。例如:講電話講一個鐘頭、聊天聊了20分鐘、上FB二個小時…等,通通都要記下來,便可以清楚看出我們都在以各種不同的方式浪費時間。

計劃

無論多麼忙碌,都應花一些時間擬定計劃,因為唯有透過計劃的擬定,才能找出時間,尤其是在忙碌時,更應該要做計劃,否則很容易就因一些雜事而浪費了寶貴的時間。因此,每天一定至少花個5至10分鐘的時間訂定「每日計劃」,強迫自己寫出要做的工作,排出優先順序,並決心執行。如果天天這樣做,久了就會成為習慣,提昇工作效率。

方法

  1. 訂定目標

  2. 策略計劃:為了完成目標,所採取的策略或原則、方針

  3. 每月計劃

  4. 每週計劃:將每月細分成每週,分週完成分月計劃。利用六、日擬定,約花10-20分鐘。

  5. 每日計劃:前晚擬定,並按優先順序排列,可以的話,試著估算每個工作所需時間。值得注意的是,每天列的計劃一定要有一、兩項是與自己目標相關的工作,否則忙到最後,雖然每天都很努力的執行計劃,每週也都很順利的度過,但過了一段時間後,會有種「忙、盲、茫」的感覺,那就是因為沒有


一個完整的目標,不知道自己究竟得到了什麼。今天的你計劃了嗎?

查爾斯·葛非德在「頂尖表現者」中提到:「每一天並無任何深切目的的人會達成許多目標。他們寫完報告,完成各種應做的事情。短期間內,這些事項的完成令他們感到安心,但慢慢的卻會形成一種陷阱。過了一陣子,當這些人在他們的工作中並非看到一個較大的模式,或整體性的目標時,他們就可能會因枯燥、單調,而變得憂鬱。」

這段話筆者的感觸猶深,因為每天要做的事情很多,加上一些不小心就會犯的壞習慣,有時候會讓我們變得很短視,只注意到明天要做什麼事情,或是這個星期要做什麼,最後,等一學期過完了,問問自己學習到什麼,竟無法說出一個具體的事情,於是便會質疑自己究竟成長了多少,因此也期勉大家應該要有一個比較完整的目標,這樣在過完一個學期後,會覺得自己是在正確的軌道上,並且收獲頗多。

有了一些完整的計劃後,我們更應該要養成時時檢討計劃和執行上面的差異,而非演變到最後計劃歸計劃,做歸做,這樣就白白浪費時間做計劃了。透過檢討可以讓我們瞭解計劃和執行上的落差,以及想辦法縮減之間的差距,久而久之,我們會發現到原來做計劃是很有趣的,而我們真的也可以掌控時間。

檢討事項

檢討排定的工作事項和時間多寡:看看計劃和執行之間的差距。

處理工作的時間單位:以15分鐘為一個單位最適宜,其次為20分鐘或30分鐘。應該要有休息時間,及「思考時間」或「規劃」的時間,才不會因日常的事物而忽略掉個人的成長和進步。相同的事情也可安排在同一個時間處理。

誠實地檢討自己如何消耗時間,便意味檢討自己的壞習慣。改掉一種壞習慣需要21天,雖然不困難,但必須要有強大的毅力和決心。

壞習慣-延宕

幾乎每個人都曾有意或無意的拖延一些事情,而拖延就是逃避的一個方式。如果常常拖延事情,不知不覺中,延宕就不再只是個習慣,而會變成一種生活方式。應該有些人有這樣的感觸:「如果某件事情當下不做,之後就再也不可能去做,甚至即使去做,也沒有在當下做時的那種感覺」,但是當我們面對枯躁、不愉快或困難的工作時,總會下意識去做其他不必要的事或我們喜歡做的事來拖延,因此我們要先改變這個壞習慣,讓我們有更多時間做「應該做的事」。在開始改變這個壞習慣前,必須先知道為什麼會拖延,接下來便是要明瞭我們是如何拖延,最後就是要下定決心改變它。

克服拖延的習慣

承認:承認我們在拖延,並且想清楚是為了什麼。

接受挑戰:每次一發現自己在拖延,便告訴自己這是一個必須征服的挑戰,壓抑想要拖延的渴望,想像自己是這個遊戲的勝利者。

列出所有的藉口:將所有為了逃避完成工作而想的藉口通通列出來,再把如果不做完工作或不準時做完的後果也寫下來,並把完成工作得利的利益也寫下來,並記住產生的結果和利益。

糾正自己:刻意避免說「等到…」、「暫時」之類的話。現在就動手吧!

將期限視為一種生活方式:定出完成任務和方案的期限,並把這些期限寫下來,不要低估了完成工作或方案的必要時間,對於所需時間要切實際;比預估時間再多一點。不過有時定下緊迫的期限可強迫自己把事情做完。
2011-11-04 23:17:43